Leitfaden für Einsteiger: Was ist VoIP und wie funktioniert es? (Erläutert)

Wir werden oft von Anfängern gefragt: Was ist VoIP und wie funktioniert VoIP? Wenn Sie ein nicht-technischer Anwender sind, dann haben Sie vielleicht gehört, dass Sie VoIP nutzen können, um eine geschäftliche Telefonnummer für Ihre Website hinzuzufügen.

VoIP ist eine kostengünstigere Möglichkeit, eine geschäftliche Telefonnummer für Ihre Website zu erhalten, wenn man es mit einer traditionellen Telefonleitung vergleicht. Bevor Sie jedoch eine Entscheidung treffen, müssen Sie vollständig verstehen, was es mit dieser Technologie auf sich hat.

In diesem Leitfaden für Einsteiger beantworten wir die Frage, was VoIP ist und wie VoIP hinter den Kulissen funktioniert. Das Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, zu verstehen, wie VoIP Ihnen Geld sparen und Ihnen helfen kann, Ihr Unternehmen zu vergrößern.

Hier ist ein Überblick darüber, was wir in diesem Leitfaden behandeln werden. Sie können auf diese Links klicken, um direkt zu den verschiedenen Abschnitten zu springen.

Was ist VoIP?

VoIP (Voice Over Internet Protocol) ist eine Telefontechnologie, die es Ihnen ermöglicht, Anrufe über das Internet statt über herkömmliche Telefonleitungen zu tätigen und zu empfangen.

Im Gegensatz zu Festnetz-Telefonsystemen, die auf ein einziges Tischtelefon in Ihrem Büro beschränkt sind, können Sie mit VoIP geschäftliche Anrufe von Ihrem Laptop, Tablet, normalen Smartphone (mithilfe einer App) und sogar von VoIP-kompatiblen Bürotelefonen tätigen und empfangen.

Da alle Anrufe über das Internet getätigt werden, ist es sowohl für Inlands- als auch für Ferngespräche (ins Ausland) äußerst kostengünstig. Die meisten VoIP-Anbieter für Unternehmen bieten unbegrenzte Minuten ohne zusätzliche Kosten.

Abgesehen von den Kosteneinsparungen erhalten Sie auch alle erweiterten Telefonfunktionen wie Anklopfen, Anrufweiterleitung, Anrufertöne, automatische Vermittlung, mehrere Telefonnummern und mehr.

Dies ist der Grund, warum die meisten kleinen Unternehmen und sogar Großunternehmen sind alle Wechsel weg von traditionellen Telefon-Anbieter zu einem Business-VoIP-Anbieter.

Bei WPBeginner verwenden wir Nextiva, eine führende VoIP-basierte Business-Telefonanlage.

Wie funktioniert VoIP eigentlich? (Blick hinter die Kulissen)

Um zu verstehen, wie VoIP eigentlich funktioniert, werden wir einen Blick darauf werfen, was passiert, wenn Sie einen Anruf mit einem VoIP-Telefon tätigen oder empfangen.

Wenn Sie einen Telefonanruf über VoIP tätigen, nimmt ihre Business-Telefonnummer-App oder ihr VoIP-Adapter das analoge Audiosignal und wandelt es in ein digitales Signal um.

Diese digitalen Sprachdaten werden dann über Ihr Internet an den Business-Telefondienstanbieter gesendet, und schließlich wird die Nachricht an das Telefon Ihres Kunden weitergeleitet.

Dieser Prozess geschieht fast augenblicklich, weshalb die VoIP-Klangqualität manchmal sogar besser ist als bei normalen Telefonaten.

Wie unterscheidet sich VoIP von herkömmlichen Telefonanlagen?

VoIP arbeitet hinter den Kulissen anders als ein normales Festnetz-Telefonsystem.

Traditionelle Telefonsysteme verwenden die Leitungsvermittlungsmethode für die Verbindung von Anrufen. Wenn Sie einen Anruf über das öffentliche Telefonnetz (Public Switched Telephone Network, PSTN) tätigen, sind Sie mit der Person am anderen Ende verbunden, und diese ist mit Ihnen in einem Schaltkreis verbunden.

Die „Circuit Switching“-Technologie wird seit mehr als 100 Jahren verwendet. Sie ist zuverlässig und funktioniert immer noch, ist aber nicht die effizienteste oder kostengünstigste.

VoIP verwendet stattdessen die ‚Packet Switching‘-Methode. Das bedeutet, dass Daten nur bei Bedarf gesendet werden. Jedes Mal, wenn Sie sprechen, wird eine kurze, sofortige Verbindung hergestellt. Die Verbindung muss nicht ständig in beide Richtungen gehen. Sie und Ihr Gesprächspartner werden normalerweise nicht gleichzeitig sprechen.

Außerdem werden die Datenpakete effizient gesendet. Sie können viele verschiedene Wege durch das Internet nutzen. Die Pakete werden dann wieder zusammengesetzt, wenn sie ihr Ziel erreichen.

Die Datenpakete können auch komprimiert werden, um Platz zu sparen. So können sie noch schneller durch das Internet reisen.

All dies geschieht sehr schnell. Sofern es kein Problem mit Ihrer Internetverbindung gibt, werden Sie während des Anrufs keine Verzögerung feststellen.

VoIP mag zwar recht technisch und kompliziert klingen, aber das Wichtigste, was Sie verstehen müssen, ist, dass VoIP eine effizientere Methode zur Übertragung von Daten bei Telefongesprächen ist.

Wahrscheinlich haben Sie schon einmal VoIP genutzt, ohne es zu wissen, und zwar über eine App wie Skype oder Google Voice.

VoIP Vor- und Nachteile im Vergleich

Da wir in unserem Unternehmen seit Jahren einen VoIP-Telefondienst für Unternehmen nutzen, können wir mit Fug und Recht behaupten, dass wir ein oder zwei Dinge über die Vor- und Nachteile wissen.

Hier ist unsere detaillierte Analyse der Vor- und Nachteile von VoIP.

VoIP-Vorteile – Vorteile der Nutzung von VoIP

Der Wechsel von einem traditionellen Telefondienst zu einem cloudbasierten VoIP-Telefonsystem hat viele Vorteile.

Niedrigere monatliche Kosten

Einer der größten Vorteile von VoIP ist, dass Sie niedrigere monatliche Kosten sowohl für Inlands- als auch für Auslandsgespräche haben.

Die meisten VoIP-Telefonanbieter bieten oft unbegrenzte kostenlose Inlandsgespräche an. Auch Auslandsgespräche sind normalerweise sehr günstig.

Abgesehen davon sparen Sie auch Geld für Reparatur- und Wartungskosten, die Sie derzeit an Ihren Festnetztelefonanbieter zahlen.

Anrufe von überall aus annehmen – komplett portabel

Mit VoIP müssen Sie nicht in einem Büro vor Ort sein und neben Ihrem Tischtelefon sitzen, um Anrufe entgegenzunehmen. Sie können eingehende Anrufe von überall aus annehmen, indem Sie eine App auf Ihrem Telefon, Tablet oder Laptop verwenden.

Dies ist ein großer Vorteil für Teams, die aus der Ferne oder im Außendienst arbeiten. Es ist auch großartig, wenn Sie auf Reisen sind.

Erweiterte Business-Telefonfunktionen

VoIP-Lösungen beinhalten in der Regel viele zusätzliche Business-Telefonfunktionen. Zum Beispiel können Sie mit VoIP ganz einfach Konferenzgespräche einrichten.

Außerdem bieten die meisten VoIP-Anbieter eine virtuelle Rezeption, Warteschleifenmusik, Anklopfen, Voicemail an E-Mail oder Text und vieles mehr. Sie können sogar erweiterte Telekommunikationsfunktionen wie Videokonferenzen erhalten.

Dies kann Ihnen auch zusätzliche Kosteneinsparungen bringen, da traditionelle Telefondienstanbieter oft wiederkehrende Gebühren für diese Zusatzfunktionen verlangen.

Verbesserte Skalierbarkeit und Flexibilität

Ein weiterer Vorteil von VoIP ist die höhere Skalierbarkeit. Egal, ob Sie mehr Mitarbeiter einstellen oder eine neue Niederlassung in einer neuen Stadt eröffnen, mit VoIP können Sie einfach wachsen.

Im Gegensatz zu einem herkömmlichen Telefondienst, bei dem Sie Geld für teure Hardware für eine Standleitung ausgeben müssten, können Sie mit VoIP Ihre Teammitglieder mit nur wenigen Klicks in Ihrem Account-Dashboard hinzufügen.

Da VoIP auf allen Smartphones funktioniert, können Sie sogar zusätzliche Gerätekosten einsparen und Platz auf dem Schreibtisch freimachen, indem Sie Ihre Teammitglieder die App auf ihrem persönlichen Telefon installieren lassen.

VoIP-Nachteile – Nachteile der Verwendung von VoIP

Obwohl VoIP eine erstaunliche Technologie ist, ist sie vielleicht nicht für jeden perfekt. Es gibt eine Reihe von VoIP-Nachteilen, die Sie kennen sollten.

Sie benötigen eine gute Internetverbindung, um Telefonate zu führen

Wie wir im Abschnitt „Wie funktioniert VoIP?“ erklärt haben, benötigen Sie eine Internetverbindung, um telefonieren zu können.

Wenn Ihr Internet langsam ist, kann die Qualität Ihrer Anrufe beeinträchtigt werden.

Das Gute daran ist, dass die VoIP-Technologie nicht so viel Bandbreite benötigt, wie Sie vielleicht denken. Eine gute Verbindung mit weniger als 70ms Ping und mindestens 500 kbps Upload-Geschwindigkeit ist gut genug für VoIP-Anrufe.

Wenn Sie jedoch viele Teammitglieder in Ihrem Büro haben, müssen Sie möglicherweise Ihren Bandbreitenbedarf für die Anzahl der gleichzeitigen Anrufe Ihres Unternehmens betrachten.

Sie müssen Stromausfälle einkalkulieren

Der normale Telefondienst funktioniert auch bei Stromausfällen. Aber Sie können keine VoIP-Anrufe tätigen, wenn Sie keinen Strom oder keinen Zugang zum Internet haben.

Normalerweise haben die meisten Büros drahtloses Internet, das von WiFi-Routern betrieben wird. Diese Router benötigen Strom. Wenn also in Ihrem Gebäude der Strom ausfällt, kann auch Ihr Internet ausfallen, was sich auf Ihren VoIP-Dienst auswirkt.

Die Art und Weise, wie wir dies in unserem Büro abmildern, ist die Verwendung eines Batterie-Backup-Systems für unseren Internet-Router. Da unser Internet von einem anderen Unternehmen bereitgestellt wird als unser Strom, haben wir nie beide Ausfälle zur gleichen Zeit.

Da unsere Teammitglieder außerdem die VoIP-App auf ihrem Telefon verwenden, können sie immer ihre mobilen Daten für geschäftliche Telefonate nutzen.

Sie müssen Ihre Mitarbeiter auf das neue System umschulen

Die Umstellung auf eine neue Telefonanlage bedeutet, dass Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der Anlage schulen müssen.

Glücklicherweise sind die meisten VoIP-Dienste so konzipiert, dass sie so einfach und intuitiv wie möglich sind. Das bedeutet, dass es einfach sein sollte, die Teammitglieder in der Nutzung der Cloud-Telefonsysteme zu schulen, selbst wenn Ihre Mitarbeiter an entfernten Standorten arbeiten.

Welches ist der beste VoIP-Telefondienst?

Hier bei WPBeginner verwenden und empfehlen wir Nextiva als den besten VoIP-Telefondienst. Sie bieten eine kostenlose lokale oder gebührenfreie Nummer mit allen ihren Plänen.

Nextiva kommt mit allen wesentlichen Funktionen, die Sie benötigen, einschließlich Call Routing, unbegrenzte Inlandsgespräche, unbegrenzte Business-SMS-Nachrichten, Voicemail zu E-Mail/SMS, Nummernportierung, Anrufer-ID, Anruferweiterung, benutzerdefinierte Ansagen, Auto Attendant, Warteschleifenmusik, Online-VoIP-Fax, Telefonerweiterung für Teammitglieder, und mehr.

Sie haben eine einfach zu bedienende Smartphone-App für Android / iPhone (iOS), und eine Softphone-App für Ihren Computer.

Für Unternehmenskunden können Sie sogar Ihr bestehendes PBX-System (Nebenstellenanlage) in ein Cloud-Telefonsystem mit SIP-Trunking (Session Initiation Protocol) umwandeln. Das bedeutet, dass Sie Anrufe einfach an verschiedene Abteilungen und Mitarbeiter weiterleiten können, indem Sie Ihr bestehendes System und Ihr lokales Netzwerk nutzen.

Nextiva hat auch einige nützliche erweiterte Funktionen. Zum Beispiel können Sie Ihr VoIP-Telefonsystem mit Echtzeit-Live-Chat und mit Ihrem CRM-System verbinden, um ein einheitliches Kommunikationssystem zu schaffen.

Außerdem ist das Support-Team äußerst hilfsbereit und macht Ihnen den Einstieg wirklich leicht. Das ist der Grund, warum wir Nextiva für unser Unternehmen nutzen.

Andere großartige VoIP-Alternativen zu Nextiva sind:

• RingCentral

– ein großes, bekanntes VoIP-Unternehmen, das ein wenig mehr kostet als Nextiva. Sie haben alle Funktionen, die Sie brauchen, und bieten auch Tools für Bildschirmfreigabe und Konferenzen.

• Ooma

– eine einfach einzurichtende Option, die gebührenfreie Rufnummern und alle Funktionen bietet, die Sie erwarten würden. Sie erhalten 500 Freiminuten, müssen aber für weitere Minuten extra bezahlen.

• Grasshopper

– ein weiterer großartiger Business-Telefondienst für Solopreneure und kleine Unternehmen, der alle wesentlichen Funktionen bietet.

• Phone.com

– ein gutes IP-Telefon für Unternehmen, die mit Kanada und vielen EU-Ländern arbeiten, da diese Standorte als Ortsgespräche abgedeckt sind.

So führen Sie einen Anruf mit VoIP

Um einen Anruf über VoIP zu tätigen, benötigen Sie zunächst einen VoIP-Geschäftstelefondienst wie Nextiva. Außerdem benötigen Sie eine Internetverbindung mit guter Bandbreite. Dies bedeutet in der Regel die Verwendung einer Breitband-Internetverbindung.

Dann können Sie einen Anruf über VoIP mit einem der folgenden Geräte tätigen:

• Ihr vorhandenes Telefon-Handgerät. Dieser kann über einen ATA (Analog-Telefon-Adapter) an das VoIP-System angeschlossen werden, wodurch er eine IP-Adresse

erhält. Im Wesentlichen schließen Sie Ihr Telefon einfach an den ATA an, anstatt es direkt in die Steckdose zu stecken.

• Ein spezielles IP-Telefon.

Dieses sieht aus und funktioniert wie ein normales Telefon. Es hat einen Hörer mit Tasten, der in eine Ladeschale gesteckt wird. Anstelle eines RJ-11-Telefonanschlusses hat das IP-Telefon jedoch einen RJ-45-Anschluss. Das bedeutet, dass es in einen Ethernet-Anschluss an Ihrem Router eingesteckt wird und nicht in einen Telefonanschluss. Je nach Saison erhalten Sie von einigen VoIP-Unternehmen ein kostenloses Telefonhandset.

• Ihr Computer.

Sie benötigen eine App, mit der Sie Anrufe über VoIP tätigen können. Dies wird manchmal als „Softphone“ bezeichnet. Natürlich benötigen Sie auch eine Soundkarte sowie ein Headset oder ein Mikrofon und Lautsprecher. Außerdem benötigen Sie eine Internetverbindung, entweder über Ethernet oder WLAN. Die meisten bekannten VoIP-Anbieter haben Apps für Windows und Mac.

• Ihr Mobiltelefon.

Auch hier benötigen Sie die richtige App und eine WiFi-Verbindung. Sie können auch einen mobilen Datentarif mit 4G oder höheren Geschwindigkeiten verwenden. Die meisten VoIP-Apps funktionieren auf allen Smartphones wie Android-Mobilgeräten und Apple iPhone (iOS).

Häufig gestellte Fragen zu VoIP-Telefonie (VoIP FAQs)

Es gibt viele verschiedene Business-VoIP-Anbieter, und es kann schwierig sein, zu wissen, welcher der beste für Ihre Bedürfnisse ist.

Im Laufe der Jahre haben wir Tausenden von Einsteigern geholfen, die beste VoIP-Telefonplattform zu wählen. Wir haben fast jede mögliche Frage über VoIP gehört, die Sie sich vorstellen können.

Im Folgenden finden Sie die Antworten auf einige der am häufigsten gestellten Fragen zu VoIP (Voice over IP).

Wie viel kosten Inlands- vs. Auslandsgespräche über VoIP?

Die meisten VoIP-Dienste beinhalten unbegrenzte Inlandsgespräche ohne zusätzliche Kosten. Einige billigere VoIP-Dienste berechnen jedoch nach der Anzahl der verbrauchten Minuten.

Die Auslandstarife variieren je nach VoIP-Anbieter, sind aber fast immer günstiger als herkömmliche Festnetztarife für Auslandsgespräche.

Können Sie Ihre bestehende Rufnummer bei VoIP behalten?

Ja, wenn Sie von einem herkömmlichen Festnetztelefon zu einem VoIP-Telefon für Unternehmen wechseln, können Sie eine Rufnummernportierung beantragen, bei der Sie Ihre bestehende Geschäftsrufnummer behalten können.

Die meisten guten VoIP-Dienste lassen dies zu, aber fragen Sie bitte vor der Anmeldung nach.

Gibt es ein VoIP-Backup, wenn Ihre Internetverbindung ausfällt?

Einige VoIP-Dienste haben ein Backup für den Fall, dass Ihre Breitbandverbindung ausfällt oder Ihr Strom nicht mehr funktioniert. Nextiva zum Beispiel kann Anrufe automatisch auf ein Mobiltelefon umleiten.

Bietet VoIP Anrufweiterleitung oder Durchwahlen für Teammitglieder?

Ja, die meisten guten VoIP-Telefondienstanbieter bieten Anrufweiterleitung, Durchwahlen, Warteschlange und automatische Vermittlung ohne zusätzliche Kosten.

Wir hoffen, dass dieser Artikel geholfen hat, die Fragen zu beantworten, was VoIP ist und wie es hinter den Kulissen funktioniert. Vielleicht gefällt Ihnen auch unser Vergleich der besten Website-Builder-Plattformen und der besten E-Mail-Marketing-Services, mit denen Sie Ihr Geschäft ausbauen können.

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